ビジネスにおける印象付けに効果的なメールの書き方

こんにちは。セールスワーママの武者小路カオリです。
色々な人とコミュニケーションするのが大好きな私は社会人経験12年を経て、メールの書き方について極めましたので、ブログでお伝えしようと思います。


会社勤めでも起業でも個人事業でも何でもビジネスメールは今や欠かせないツールですよね。
私も普段仕事でメールを使うシーンはいっぱいあるわけで、会社の連絡メール、社外の人との連絡メール色々です。
私の気をつけていることは、

・送り先主を気持ち良くさせる、

・何が言いたいのかすぐにわかる、

・もらって嬉しくなる位のメール

を作るようにしています。

何気ないメールだからこそ、人は軽く見ていると思います。だから、多くの人のメールの質がかなり落ちている様に思います。
その中でもっ読解し易いメールが届くと貰った人は嬉しくなるのです。

「この人のメールは読みやすいし、無駄がないな～」

と思ってもらえたら、欲しい返事をすぐにくれるという流れに持っていけ、自分の仕事を早く前に進める事に繋がるのです。

1. タイミングを計るのが吉

タイミングというかレスの速さです。

会議である議題について調べて課長にメールで送るように、と指示されたとします。
この時会議が終わり次第すぐに調べて送ってしまうよう心がけ、時間がかかる場合は“今ここまで調べました”、など途中経過だけでも連絡すると喜ばれる場合があるので、何かアクションします。


◇課長や部長は本部に報告、などの使命があるので、ややこしいメールは読みたくありません。要点だけ先に述べて、残りは説明。という構成のメールが大変喜ばれます。
外資系企業なら英訳もつけて、上司がコピペすればいい状態にしてあげるともっと喜ばれて評価もかなり高くなります。


さて、つぎは、

2. 全体的な読み易いメールの構成について

〈イケてないメールの数々〉

• 誤字脱字

これは送り主の印象を下げてしまいます。ちょっとアホかな？と下に見られて、メールを重視してもらいにくくなります。
返事も遅くなってしまいます。

• 名前の漢字間違え

相手を不快にさせるので、絶対にしない方が良いです。

“あなたの漢字なんてどうでもいいと思ってます”

という気持ちの現れですから。自分がそうされたらどう思うか想像してみるのもいいかもしれませんね。
もしも、仮に間違えて送ってしまったとしましょう。気づいたらすぐに訂正とお詫びのメールをしましょう。それで大丈夫です。そして、二度と間違えないように気をつけましょう。

• フォントが入り混じる

これは、非常に気持ち悪いです。
よくありがちなのは、名前を間違えないように、返信時に相手の名前をコピペしてそのコピペしたフォントと自分の使うフォントが違う場合です。
コピペして間違えない様にしている心意気は感じられるので良いですが、

“コピペしたんだ…”

と、逆に頑張ってタイプしていないという印象も与えてしまうので要注意。

あとは、どうやってかわかりませんが、メールの文章のなかでフォントが変化している人も良く見かけます。
注意散漫な人、無神経な人、の印象がかなり強くついてしまうので、送る前に前文ドラッグしてフォントを揃えましょう。
※フォントを変える事に意味がある場合は別です。

• まとまりの内容で全部読まないとわからない

読む人の気持ちになってみましょう。もしも自分が全部読まないと意味がわからないメールを送られたらどう思いますか？私だったら面倒臭いな～、と感じるかもしれません。

件名に要点を記入し、件名だけで理解できるように設定してあげます。
そうすると、読む人の頭が件名の内容に切り替わり、本文を読むとすっと入ってくるので読解スピードもあがるのです。
強いて言えば、本文の中にも見出しと段落をつけて文章構成する必要があります。

さらに言えば、文章は少しだけにして、箇条書きの方が伝わります。
文章は、時間の無い上司にとっては不要な事が多いです。

3. ビジネス会などで初対面の人と名刺交換し、翌日にメールを送る場合

大抵、出会った翌日にメールをしてご挨拶しますよね。
そのときに、堅苦しく内容のないとりあえず送っただけのメールは、悪くはないけど、返事も、

「今後ともよろしくお願い致します。」

などのありきたりな面白くない物になってしまいがちではありませんか？
そして、せっかく時間をかけて打ったにも関わらず、ほとんどの人と二度と会わず仕舞いになるパターン、多くないですか？

私は、この頑張った時間を有効なものにする為に、相手に印象付ける為の努力をもう少し、この“ご挨拶メール”に傾けるようにしました。
印象付けが最も重要です。

• 出来るだけ共通点を語る

出身地が同じ、出身大学が同じ、留学先が同じ、関西人つながり、趣味が同じ、好きなスポーツ選手が同じ、好きなスポーツが同じ、好きな本、などなど共通の事について一つ織り交ぜると相手に印象付けられます。
その後のビジネスで思い出してもらいやすくなります。

• 仲良くなった度合いによっては記念写真を撮って送る

今の時代、皆手にスマホを持っていますね。だからこそ簡単に写真が撮れます、それを上手く活用して記念写真を気軽に撮りましょう。
写真を翌日のメールに載せて送れば、良い印象付けとなります。

• ビジネスSNS（LinkedIn、Eight）などに誘う

私はLinkedinをセールスツールとして使っています。Linkedinはビジネスに特化しているSNSで、Facebookとは違ってビジネスマナーがしっかり整っています。ほとんどの人がマナーを守っているので、今のデジタル社会において利用人口も増えています。

名刺アプリEightも名刺の整理に活用されていて、繋がった人に向けて記事を更新する事も出来るので、こちらもビジネスSNSとなります。

• 会社の販売促進品を郵送する

会社に販促品ってありますよね。カレンダー、メモ帳、ボールペン…簡単な物でも直筆の手紙を添えればかなり心はこもります。ここに印象付けのポイントがあります。
出会ってすぐのアクションはかなり印象が強いですね。
販促品がなくても、直筆はがきもありですよ。
成功者の方々に会うと、すぐにお葉書を送ってくれたり、旅先から絵葉書を送ってくれたりかなりマメです。
これには、心を打たれます。


時代は、デジタル社会に移っていますが、その中でも直筆や、迅速な返事、丁寧な文章、読みやすい文章など、それは、総合すると、相手への思いやりがこめられています。
相手の為を思った行動が、相手の心を打ちます。

何でも適当は、ばれてしまうしそもそも心を打つことが出来ません。


Happy mailing!!